Outlook是Microsoft Exchange Server用户的主要电子邮件界面。它与服务器同步以快速方便地获取和发送电子邮件。无论您的电子邮件客户端是Outlook.com，Hotmail还是Gmail等第三方，都可以轻松设置帐户并开始发送所有这些工作电子邮件。
由于它们是您的电子邮件，因此，您当然希望能够随时打开它们。无论您写了多少个月，都可以依靠Outlook显示所需的任何电子邮件。可以吗事实证明，事情并不是那么简单。 Outlook默认情况下不会显示所有内容：您的大多数电子邮件都保留在Microsoft Exchange Server上，而Outlook中只有一部分可供您使用。
如果您使用的是Outlook 2019、2016、2013或Office 365的Outlook，则无法在不更改收件箱设置的情况下立即访问较旧的电子邮件。尽管您可以根据需要将电子邮件永久保存在服务器上，但也可以希望拥有本地副本也很方便。但是，按照Outlook的设置方式，它最多可以将12个月的电子邮件下载到本地磁盘。如果您需要阅读早于此日期的电子邮件，则必须采取适当的措施来强制Outlook从服务器下载它们。
为什么Outlook有电子邮件下载限制？
您可能想知道为什么情况会这样。这是因为Microsoft Office在您的系统上安装后会进行一些智能设置。它检查您的所有硬件并进行必要的调整，以使程序在系统上最佳运行。对于Outlook和企业电子邮件，将使用它在您的硬件上执行的检查来设置下载参数。
显然，它正在尝试提供帮助，但是该程序可能变得有些麻烦。检查硬盘以确认还剩多少空间后，它会自动调整时间限制，该时间限制决定了在本地保留多少电子邮件。可用的磁盘空间越多，电子邮件下载的时间就越长。根据以下公式进行计算：
- 如果可用磁盘空间最大为64 GB，则最多12个月的电子邮件会自动下载到您的计算机上。
- 如果可用磁盘空间介于32 GB和64 GB之间（不包括任何一个数字），则三个月的电子邮件会自动下载到您的计算机上。
- 如果磁盘上的可用空间少于32 GB，则计算机本地存储中只会保留一个月的电子邮件。
您可能想知道到底有什么大惊小怪的，为什么不能仅将设置设置为“下载所有电子邮件”或类似内容。实际上，与普遍看法相反，电子邮件会占用大量存储空间。那些忙碌于电子邮件的生活的人经常发现，已发送和已接收的电子邮件都占用了大量空间。如果您不监视磁盘使用情况，则可能会醒来，发现所有业务联系都吞没了您的所有空间。
微软也知道这一点。这就是为什么Office旨在自动调整存储参数，例如Outlook的默认本地电子邮件存储限制。通常，这没关系；很有可能您不再需要过去几年的电子邮件。此外，无论设置如何，您仍然可以在本地访问您的任务，日历约会和联系人。
请记住，此设置的有效性取决于您使用的电子邮件客户端的类型。如果您使用Microsoft本地的电子邮件服务提供商之一，例如Hotmail，Outlook或0365，则此设置会影响本地可使用的电子邮件数量。相同的原则适用于大多数流行的商业电子邮件服务。但是，如果您碰巧使用了Gmail，Yandex或Yahoo之类的公共提供商，则不必担心，因为该设置不会产生任何效果。您在Microsoft Exchange Server上的所有电子邮件都将在计算机的内部存储中存储本地副本。
如何使Outlook从服务器下载所有电子邮件
这里的服务器自然是指Microsoft Exchange Server。有些企业购买了在本地托管Exchange Server的许可证，而其他企业则转向了第三方Exchange即服务服务器提供商。由Microsoft自己托管的服务的云版本Exchange Online的流行度也在增加。
无论使用哪种Exchange模式，它的主要功能都保持不变：邮件传输代理在计算机之间发送电子邮件。通过电子邮件客户端（在本例中为Outlook）在两端读取邮件。
本质上，通过使用Exchange，您曾经发送和接收的所有电子邮件都将永久存储在Exchange Server上。当然，电子邮件的永久保留受制于单个帐户的云存储限制以及帐户的连续使用。关键是，在正常情况下，即使您的电子邮件没有存储在计算机上，您仍然可以看到它们，包括真正的旧电子邮件。
所以，你能做什么 将所有电子邮件从服务器下载到Outlook？ 如果您希望在Outlook中查看所有电子邮件，则有两种方法。
方法1：使用Outlook中的“更多”链接
Outlook for Office提供了一种扩展文件夹中显示的电子邮件数量的简便方法。假设您已长期维护该帐户或拥有很长的电子邮件历史记录，则该应用程序通常只会显示最新的电子邮件。但是你可以 强制Outlook下载所有IMAP电子邮件- 或至少显示它们。
当您位于Outlook中的“收件箱”或“已发送”文件夹中并向下滚动时，您很快就会到达所显示电子邮件的末尾。在此处，您会看到一条消息，通知您可以单击链接查看更多消息：
服务器上此文件夹中还有更多项目
单击此处在Microsoft Exchange上查看更多电子邮件
单击“单击此处以在Microsoft Exchange上查看更多电子邮件”链接后，Outlook会将该文件夹的其余电子邮件下载到您的计算机上。仅当您有互联网连接时，此方法才有效。另外，仅下载特定文件夹的电子邮件。因此，如果您位于“已发送”文件夹中，则只会收到您曾经发送过的所有电子邮件。
如果您进行邮箱搜索，则此原理成立。当您键入搜索查询并显示结果时，如果有大量与搜索词匹配的电子邮件，您可能会在结果页面底部看到以下内容：
显示最近的结果…
更多的
单击“更多”链接将下载与您的搜索查询匹配的其余电子邮件。
如果希望一目了然地查看所有文件夹中的所有电子邮件，则可以通过Web应用程序（用于Outlook）登录帐户。这将带您进入帐户的Microsoft Exchange Server界面，您可以看到其中存储的所有内容。
方法2：在Outlook中更改“邮件保持脱机状态”设置
此设置确定Outlook在您的计算机上保留多少个月的电子邮件。请记住，这仅在使用Microsoft电子邮件客户端或公认的企业电子邮件服务提供商时有效。您甚至可以增加或减少保留的邮件数量。您还可以告诉Outlook将每封电子邮件都保存在本地。
根据微软的说法：
Outlook 2019，Outlook 2016，Outlook 2013和Office 365的Outlook提供1,3、6、12或24个月或全部的选项。 Outlook 2019，Outlook 2016和Office 365的Outlook提供3天，1周和2周的其他选项。
事不宜迟，这是您需要做的：
- 启动Outlook应用程序。
- 转到“文件”选项卡。
- 选择帐户设置下拉选项。
- 展开选项后，选择“帐户设置”。
- 在“帐户设置”窗口中，选择“电子邮件”标签。
- 如果您在Outlook中有多个帐户，它们将显示在此处。选择您要调整其设置的设置，然后单击“更改”按钮。
- 显示“更改帐户”对话框。确保已选中“使用缓存的Exchange模式”复选框。
- 将“邮件保持离线状态”滑块移动到所需的年数，月数，天数或周数。 （如果滑块变灰，则可能是管理员阻止您更改设置。）
- 单击下一步按钮。
- 出现一个弹出窗口，要求您确认配置更改。单击确定。
- 单击完成，然后重新启动Outlook。
您应该很快会在Outlook底部看到一条消息，通知您“您的文件夹是最新的”。仅当Outlook从Microsoft Exchange Server下载完所有邮件后，才会显示该消息。
仅在有足够的存储空间时选择“全部”选项。您的设置应与磁盘上的空间量匹配。如果选择将所有电子邮件下载到空间有限的磁盘上的选项，则不可避免地会出现问题。我们建议您首先从存储中删除所有不需要的项目，以释放更多空间。
自然，您可能会很难决定从存储中删除什么，因此我们在这里为您提供帮助。您是否知道，除了系统上显而易见的文件之外，还有垃圾文件除了增加存储空间之外没有其他用途？当然，您想摆脱它们，但是找到它们在哪里可能是一个问题。
为了解决这个难题，我们建议您下载Auslogics BoostSpeed。该软件旨在清除所有类型的PC垃圾，例如不需要的系统和用户临时文件，Web浏览器缓存，未使用的错误日志，剩余的Windows Update文件，不需要的Microsoft Office缓存等等。扫描后，您会注意到已回收了额外的千兆字节磁盘空间。另外，BoostSpeed可以发现并消除导致系统变慢的所有原因，从而确保您的PC性能比以前更好且更稳定。
